Das Tactical Meeting dient der operativen Abstimmung im Kreis. In dem Prozess ist Platz für die Abfrage regelmäßiger Tätigkeiten, Überprüfung von Metriken und Klärung der weiteren Arbeit.
Check-In
Wie auch im Governance Meeting startet das Tactical Meeting mit dem Check-In, der jedem Anwesenden einen Moment gibt, um im Meeting anzukommen und die anderen auf die eigene Verfassung hinzweisen, mit der man in das Meeting einsteigt.
Checklist
In dieser Runde werden die vereinbarten Checklisten überprüft. Der Facilitator fragt die Einträge ab und die Teilnehmer antworten mit "check" oder "no check". Das ist schon alles. Es gibt dazu keine Diskussion.
Metriken
Jede Rolle, die über Metriken zu berichten hat spricht hier zur Entwicklung der aktuellen Daten.
Projekte
Der Facilitator liest die Projekte laut vor und die die Rolle inhabende Person antwortet mit "keine Updates" oder erläutert die Veränderung seit dem letzten Update. Verständnisfragen sind hier erlaubt.
Agenda aufbauen
Mit wenigen Stichworten (ein bis zwei) wird die Agenda aufgebaut. Danach werden sie in der Triage nacheinander bearbeitet.
Triage
In der Triage fragt der Facilitator den Besitzer der Agendapunkts
"Was brauchst du?"
Dieser wendet sich jetzt an die anderen im Kreis mit seinen Anliegen. Es gibt fünf festgelegte Ergebnisse, die ein Agendapunkt erzeugen kann
- Aktion anfordern
- Projekt anfordern
- Informationen oder Hilfe anfordern
- Informationen teilen
- Eine Erwartung aufstellen
Hier muss nicht nur ein Ergebnis am Ende stehen. Auch eine beliebige Anzahl und Kombination der Ergebnisse kann passieren. Alle Aktionen oder Projekte, die angefordert und akzeptiert sind, werden protokolliert. Der Facilitator fragt:
"Hast du bekommen was du brauchst?"
Ist die Antwort darauf ein "Ja", dann wird der nächste Punkt bearbeitet.
Check-Out
Im Check-Out reflektieren die Teilnehmer noch einmal über das Meeting und teilen ihre Gedanken dazu.